如何協助新進人員適應組織環境、工作順利上手

在新進人員剛入職的90天內,必須做好支援、輔導和鼓勵,才能讓新人工作順利上手。有時基本的一些小細節反而容易被忽略,本文將與讀者分享一些實務經驗,以協助新進人員及早適應組織環境,能讓工作可以順利上手。

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文∕羅悅華 104人資學院資深專任顧問

大部份的企業會把三個月當作是新進人員的試用期,其實這也是新人是否願意繼續留任的關鍵期。在新進人員剛入職的90天內,必須做好支援、輔導和鼓勵,才能讓新人工作順利上手。有時基本的一些小細節反而容易被忽略,本文將與讀者分享一些實務經驗,以協助新進人員及早適應組織環境,能讓工作可以順利上手。

第一週:快速融入階段-讓新進人員知道來這做什麼的
首先第一天到職就要先營造一個好的工作氣氛,在新人座位上放置一本筆記本、一包衛生紙、一個水杯、一句問候、一份歡迎,感覺對了,事情也就容易往對的方向走。接下來要由主管明確告知他的工作職責與工作目標,讓新人了解自己的工作重點在哪裡,並且安排好第一周的工作任務,包括認識主管及上下游同事、了解公司的組織規章、作業規範及各項產品與服務。

安排一位指導員帶領新進員工,遇到任何問題時,至少有指導員可以諮詢協助,消除新人的陌生感,別讓新進人員一個人默默的坐在位置上看資料,無聊也會是造成新人離職的原因之一。記得第一週尤其是第一天,一定要安排與新進人員共進午餐,千萬別讓他孤單一人,可以和他在午餐聊天中瞭解公司文化、組織習性…等,每日給予適度關懷,讓他儘快融入團隊生活中。

第一個月:觀察學習階段-讓新進人員知道,如何把事情做好
第一個月期間可以讓指導員帶著新進人員一起工作,讓新進人員看著指導員完成每天的每一項工作,包括:每天要做什麼、怎麼做、如何與任務相關的同事互動;由指導員直接把自己的經驗傳授給新進人員,讓他在實戰中學習;團隊成員也可以隨時提供必要的輔導,以便讓新進人員明白完成每件工作的方式與方法。

新進人員難免會給自己一些壓力,期望自己馬上展現出良好的績效,好讓團隊認同他的貢獻與能力。主管應該與新人充分溝通,讓他知道不一定需要立刻使盡全力在績效表現上,多花些時間與精力在傾聽、觀察、瞭解隊友、建立團隊互信,重視職能行為表現,才能有效達成任務。

第二個月:試作執行階段-讓新進人員開始自己執行任務
接下來可以讓新進人員開始負責例行性的一般任務,並由指導員在旁觀察與協助,目的是降低錯誤產生時,新進人員心理的擔心害怕與衝擊,也可以在過程中適時的給予提醒。當執行過程中,有不順利或產生問題時,指導員就可以立即給予協助。

團隊成員也可以隨時提供必要的輔導,建立新人執行任務的信心,要讓新人了解,不要擔心做錯被發現,就是要被發現才能知道在哪個地方需要強化學習,才有調整與改善的空間,也才能在未來做得更好。

第三個月:獨立執行階段-建立互信關係,讓新進員工開始獨立挑戰任務
互信關係的建立在於有效的回饋,為了讓雙向回饋的過程更加有效,最好的回饋時機就是當下。當新進人員開始獨立自己處理工作任務時,如果團隊成員看到問題,就應該打鐵趁熱,隨時抓住當下溝通的機會,坦率、及時、正向的說出自己對事情的看法或感受。當新進人員完成一項工作任務時,也應及時給予支持與鼓勵,這些真實的回饋都有助於互信關係的建立。

同樣地,團隊也可以傾聽新進人員尚未被組織同化前,對團隊工作方式有那些意見,鼓勵新進人員參與團隊會議時,在會議中踴躍發言,針對工作任務的處理方法與建議提出不同的看法,對於建議的內容進行討論或評估調整的可行性,有時候一件工作使用習慣的方式處理久了,也容易錯失進步的機會。

慎重的新人試用評估
最後,部門主管需要慎重的為新進人員做試用評估,進行完整的績效面談與回饋,了解在這90天中的學習、團隊互動與工作執行狀況,還要強化哪些項目來協助個人成長。當三個月過後,一般新進人員將會轉為正式員工,隨之而來的是新的挑戰,也可以說真正成為公司的一份子。此時並非代表培訓結束,而是另一個新的開始,管理者要協助制定新的工作目標,以及個人發展計畫,讓新進人員更清楚自己的工作價值、工作責任與工作使命,確認自己在這份工作上的發展目標和方向。

一個企業的競爭力本質上就是人才的競爭力,誰能吸引和留住優秀的人才,誰就能創造出新的科技和商業模式、做出更好的產品、提供更好的服務,或者設計出更有效率的體系和流程,來提升企業利潤,降低成本。因此想辦法吸引人才和留住人才就是企業人力資源管理核心的任務,也是企業致勝的關鍵。協助新進人員及早適應組織環境,讓工作順利上手,滿足留任的欲望,就是做好留住人才的起點。

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