人資專欄:如何協助管理低績效員工

”請神容易,送神難”,因此對於員工不能勝任工作的管理上,必須掌握三部曲與四原則。

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文∕鍾文雄 104人力銀行副總經理暨人資長 中華人力資源管理協會理事長

企業人力資源管理中存在許多潛在風險,當主管的管理行為稍有不慎,不當的員工管理可能給企業帶來不必要的損失,如何適切的處理員工的管理問題,預防與避免不必要勞資糾紛,是人資部門的必修功課。

雖然人資部門不斷精進招募甄選流程,持續運用適當的選才工具,以期找到最適當的人才,但很多用人主管常會以員工無法勝任工作為由,希望人資部門協助處理頭痛的員工管理問題。

在面對低績效員工的管理問題上,人資部門除了要協助部門主管掌握管理上的重點以外,更應該透過勞動法令的內部宣導與個案分享,讓主管逐漸提升領導管理與公司治理的能力,帶領團隊達成組織目標。

一、部門主管遇到低績效員工的心態

直線主管在面對低績效的員工時,部分主管會因為欠缺員工管理的經驗及人資法令素養,會有以下的心態:
1.認為管理低績效員工是麻煩、棘手的問題,想辦法將其轉調其他部門或配置到「閒缺」職位,以降低其對自己本身或部門的傷害程度。
2.有些主管不想面對員工管理的衝突狀況,無法直接與真誠地跟員工面對面溝通。
3.缺乏處理員工的經驗,認為如果處理不當會影響自己管理能力上的聲譽。
4.許多主管不想當壞人,認為低績效員工總是情有可原,大家都同樣為五斗米折腰,處理低績效員工會有罪惡感,於心不忍。
5.擔心會因處理低績效員工而引來自身安全或法律訴訟。
部門主管負責組織成敗之責,若無法花心思、心力培育部屬,領導所屬同仁達成組織目標,如果又欠缺員工管理上的道德勇氣,終究不是適任的主管。

二、低績效員工的類別

企業中常見員工低績效的狀況會有以下類別:

1.績效不彰,不能勝任現職工作者
員工在工作品質、工作效率及配合態度不能符合職務上的需求,主管常需花時間及心力找人補位,造成管理上的困擾。

2.精神狀態或情緒管理不穩定的員工
在職場中這類型的員工通常是未爆彈,很可能因為近期的挫折感與壓力,或是他人的一句話、一件事或一個動作,就容易造成情緒失控或精神狀態不佳,當情緒爆發時,其行為會引發同仁的恐慌與不安。

3.工作適應度與抗壓性不足的員工
新進人員在進入職場時,短期內極需資深同仁與主管的輔導與協助,如果在試用期內無法通過考驗,建議在主管及同仁雙方同意下,延長試用期間,如果屆時仍無法通過試用期的考核,最終還是必須依法辦理不適任的資遣,

4.無心戀棧,工作態度欠佳或人際關係不佳者
公司內總會有資深的同仁,少數資深同仁會有倚老賣老的狀況,對主管及同事的工作配合度消極、態度不佳,如果行為嚴重影響到組織運作時,仍可依最高法院的判決精神,構成不能勝任工作的行為要件。

5.因傷病失能而不能勝任工作者
不管是職業災害或是普通傷病造成的工作能力喪失或身體障害,在醫療或復健期間,常會影響工作績效的展現,在經過一定期間的醫療及復健後,如經醫生診斷失去工作能力,便可以評估對工作的適任度。

6.行為失當的主管或員工
職場上有些主管因無法做好情緒管理,對員工施加言語或行為霸凌,造成不當員工管理的議題,這類管理行為如果未能有效預防,常會引發勞資爭議或是訴訟案件,影響企業形象。

三、員工低績效的認定

不管是主觀或客觀的認定,在面臨勞資爭議或勞動訴訟時,舉證資料是必要的,因此部門主管在認定部屬不能勝任工作時,人資部門應該協助主管收集以下資料以利認定:
1.員工出缺勤紀錄:瞭解員工上班服勤及請假狀況,以得知其工作態度。
2.員工獎懲紀錄:是否曾因工作過錯與疏失受到懲處。
3.績效考核結果與紀錄:在進行年度考績評核作業時,其整體考績等第是否都在企業內或部門內最後段班。
4.工作實際績效:瞭解工作產出的質量與工作目標的達成狀況,是否其產值與貢獻都不及其他人。
5.工作輔導及績效改善計畫:是否曾因工作態度不佳或實績低落,而由直屬主管進行個別或團體績效輔導後仍無法改善。
6.重要事件紀錄:針對員工在工作上曾發生的重要事件加以記錄,該事件對公司或部門造成損害。
7.醫院診斷證明:透過醫師來診斷員工在傷病後,是否喪失原有工作能力或存留身體障礙。

四、低績效員工協助與管理的三部曲及四原則

在面對政府法令規定與員工管理的困難度時,我們都深知”請神容易,送神難”,但員工都是經由公司招募與甄選的過程才進入企業,因此對於員工不能勝任工作的管理上,必須掌握三部曲與四原則。三部曲指的是主管要能運用管理的方法,採取勸導、輔導及懲戒三階段的管理過程後,最終才考慮到終止勞動契約。
除此之外,在低績效員工管理與協助的議題上,必須掌握四個重要原則。

1.確認核心職能,驗證選才工具
人資部門應該要確認員工必須俱備那些核心職能以外,仍應就績優員工與低績效員工,在甄選工具上的結果及測驗成績進行分析並找出差異,逐步驗證選才工具的信度與效度,以找到適合企業的人才。

2.妥善運用試用期間
現行試用期間由勞資雙方合意約定,試用期內便應建立新人評核機制,及早確認新人適任與否,主管機關或法官會認為正職員工已經通過公司的篩選與試用程序,在不能勝任工作的認定上,資方必須準備充足的佐證資料。

3.設定工作輔導與績效改善計畫
不管員工的產能品質降低或工作態度不佳,主管仍應主動溝通、瞭解原因,並與員工共同擬定工作績效改善計畫,可以在三到六個月期間加強輔導與跟催工作進度,促使部屬提升工作效能。

4.給予改善期間
單憑一次的評核成績或過錯疏失便認定員工無法勝任工作,這是無法取信於人的,因此給予員工輔導計畫及改善期間是有其必要性,如果屆時員工的工作能力與態度仍無法符合職位需求,終止勞動契約才是最後的選擇。

五、結論
不當的員工管理會引發勞資爭議而損及員工關係,進而影響企業形象與人才的招募與留任,企業如能建立讓員工安心上班的環境,運用員工發展方法持續提升員工能力,建立員工溝通管道並依循政府法令規定,員工自然會留任為公司打拼。因此人資部門應該積極建立信效度兼具的甄選流程,規劃公平與公正的績效評核制度,能讓員工的努力反應在員工激勵制度上,加強主管的領導與管理能力,才能透過適當的輔導來提升員工工作效能,如此便能夠有效降低低績效員工案例,最終提升企業整體的營運績效。

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