居家工作—疫情風暴下人力資源數位轉型的新契機

隨疫情持續擴散,全球企業都面臨一個非常現實的問題: 當員工需要居家隔離,甚至公司內部不幸出現案例時,如何讓員工能遠距工作,仍保持一定的生產力?這個問題顯然成為企業人力資源管理的重要課題。

分享文章

分享在 facebook
分享在 linkedin
分享在 twitter
分享在 email

文/鄭晉昌 中央大學人力資源管理研究所 教授

新冠狀病毒(COVID-19)肆虐全球百餘國家,嚴重衝擊企業生產力,甚至讓各國股市連續重挫,影響全球經濟發展甚巨。隨疫情持續擴散,全球企業都面臨一個非常現實的問題: 當員工需要居家隔離,甚至公司內部不幸出現案例時,如何讓員工能遠距工作,仍保持一定的生產力?這個問題顯然成為企業人力資源管理的重要課題。

事實上,遠距工作的概念不算新穎,大型跨國科技公司如Google母公司Alphabet、Amazon、Apple、Facebook等,內部早已導入或自行開發遠距辦公工具及流程, 在這波疫情中率先鼓勵員工遠距工作,以減少員工群聚感染的機率。在這同時,許多非網路及科技相關公司也相繼開始陸續建置遠距工作的方案。

當然,居家工作有許多明顯的優點。它允許員工選擇如何工作,以及在何處工作,這可以增加員工的工作彈性和工作滿意度,進而提升忠誠度,並可以降低跳槽現象發生的機率。 許多研究顯示,可選擇在辦公室以外工作的人,壓力和疲憊感較低。同時,居家工作者的業績表現通常會更好。另外,允許員工在公司辦公室以外的地點工作, 意味著居於偏遠地區及殘疾的員工有更多工作的機會,可以擴大企業攬才的範圍。居家工作讓企業減少許多辦公室空間租賃的開銷,因為更多人免去了上下班的長時間通勤,還可保護環境。

不過,居家工作也有負面作用。雖然員工可更自由地安排他們的時間,但許多企業也發現,居家工作很難平衡公司業務和個人家務,尤其是當工作地點和家之間缺少了物理隔離之後, 所有事務都可能混在了一起,這會帶來很大麻煩。研究發現,在工作與家庭之間的衝突方面,居家工作並沒有讓情況有所好轉。研究也顯示,當人們在家裡工作時, 他們會自動地承擔起家庭責任 — 等待修護工上門、照顧小孩和家務等 —而這可能會造成緊張,尤其是當他們工作繁重時。但是許多研究發現,如果人們居家工作超過一年,這些衝突似乎就減輕了,因為習慣了這種時間安排,工作與家務之間有了分界。

另外,對居家工作受到最大的批評是增加員工個人與公司間的疏離感,並影響員工對自我、工作及私人生活的感覺。研究顯示,目前仍沒有確切的證據說明居家工作對薪資和職位晉升的影響。 沒有同事陪伴,也會影響員工對責任的認知,而且會缺少辦公室隨機互動帶來的創造力。看來,居家工作是優缺點各半。但居家工作的頻率和地點會影響這一平衡。 對每週居家工作兩天的人來說,工作滿足感會得到提升。而超過這一頻率,工作滿足感也就不再增加。 調查研究還發現,員工在企業可彈性選擇工作地點—包括遠距辦公室、家庭辦公室和共用辦公室—的人,工作效率普遍提高, 而選擇僅在家裡工作的人,工作效率更低。這說明,允許員工花一些而非全部時間,在辦公室以外的地方工作,對每個人都是有益的。

居家工作可強迫促使企業人力資源單位與部門主管運用資通訊工具進行員工的工作管理,促使企業數位轉型,並高效化員工體驗。例如:

  1. 新進員工招募:有愈來愈多的企業嘗試使用線上測驗與面談系統來助輔助企業甄選位於遠端的應徵者,這樣可以減少舟車往返與降低面談時面對面的接觸感染的機會。 美國科技公司 Modern Hire 就開發出一套線上協調面試時間、線上面談、新人報到及線上新人訓練的應用系統,提供給企業運用在遠距應徵者之甄選。
  2. 遠距考勤:有愈來愈多的企業員工可以透過手機上的App來打卡,讓企業方便進行線上的考勤作業,打卡介面還附加了拍照功能,可將值勤地點拍照上傳,讓主管能確認員工是否已抵達執勤地點, 準時出缺勤,並確切掌握人員的打卡位置。員工也可以透過手機App 查詢自己的出缺勤紀錄、確認是否有問題,以便後續進行補單作業。
  3. 員工線上學習:線上學習已是許多企業經常使用的一種員工訓練方式,員工可以透過各種不同的資訊載具,在任何地點及任何時間進行學習。 這樣不但可以減低企業訓練的行政成本,同時還可以協助企業進行內部的知識管理,透過教學數位化得以讓內部專家講師的知識佇留在組織裡面。 另外,虛擬實境、擴增實境與混合實境結合穿戴式輔具的發展,更可以讓線上學習朝遊戲化 (gamification) 的方向發展, 增加學習的趣味感,營造沉浸式的學習體驗,以提昇學習成效。虛擬式學習不但可以減少企業員工訓練的成本, 同時也可以讓許多危險性高的訓練有機會可以透過線上來執行,避免因工作現場危險而造成員工受傷或犧牲生命。
  4. 團隊協作:社交媒體的發展可以容許位居不同地點的團隊成員可以在線上進行人際互動、交談、討論、協商、分享資訊等。 這些工具如 Cisco WebEx、Microsoft Teams、IBM connections 等皆是一些網路科技公司所推出的成熟產品,協助企業組織管理虛擬團隊, 讓辦公室的主管在遇到管理協調位居遠端辦公的團隊成員問題時,不再是難事,所有互動的資訊,皆記錄在線上,有利於事後之追蹤管考。
  5. 遠端視訊會議:遠端視訊會議系統可能已是許多跨國企業最常用於及時 (real-time) 跨域會議溝通的工具。 這項工具的發展已非常成熟,不單可用於平日的點對點的會議使用,也可用於即時的員工教育訓練。 目前有許多企業已開發雲端網路版的視訊會議系統,包括 Zoom、Microsoft Lync、Skype 等。

以上這些例子皆可說明數位工具可以協助企業進行有效的員工居家工作管理。當然除了工具之外,企業也必須重新思考新的工作流程、員工溝通模式及團隊管理的方法, 訂定新的工作互動規則,甚至於居家工作員工所應具備的工作特質與能力,以做為未來企業選才的依據。雖然居家工作是為解決這波疫情不得不而為的一種工作方式, 但這種工作型態日後可能成為企業員工工作的新常態也說不一定。人力資源單位可以趁著這次疫情,積極搬演企業策略夥伴的角色,帶頭促使企業各部門主管善用這些數位工具, 協助企業運用數位工具進行員工管理,也順道協助推動更深層次的企業數位轉型。

訂閱我們的最新文章

我們會定期分享全球最新的 HR Tech (人資科技)、雇主品牌、各種人資訊息,幫助台灣 HR 去了解世界最新的趨勢,如果你想要持續獲得相關訊息,請訂閱電子報喔!

探索更多

The Mom Project
人資相關

人資大未來 (7):幫助媽媽們重返職場 – The Mom Project

「你不是說叫我不要老是只想失去嗎?我現在很可能會因為生了孩子而失去青春、健康、職場、同事、朋友等社會人脈,還有我的人生規劃、未來夢想等種種,所以才會一直只看見自己失去的東西,但是你呢?你會失去什麼?」

績效評估

員工最不滿意什麼?104 協助上百家企業揭露重要發現

去年年末,104人資學院免費幫上百家企業做員工滿意度調查的服務,其中公司員工數量較多的公司,104還安排免費的顧問諮詢服務,而我有幸協助其中9家公司的顧問諮詢,累積了一些心得想跟各位業界先進分享。

104 廣告行銷服務

02-2912-6104 ext.8131 袁小姐

ad_service@104.com.tw 

新北市新店區寶中路119號3樓

* 送出即代表您已閱讀並同意個資委託告知之內容