在家工作時員工出勤記錄備置方式實務分享

若公司尚未導入線上刷卡系統,在第一次面對大量的員工在家工作的狀況,又要符合勞基法第三十條第五項規範公司須備置完整的出勤紀錄要求下,便開始苦惱如何方便、有效的備置在家工作同仁的出勤記錄呢?

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文∕林慧蘭經理 一零四資訊科技(股)公司 人力資源處

有鑑於疫情全球延燒,歐美各國紛紛不是鎖國就是封城,在家工作已成為不得不然的措施,雖然慶幸台灣的疫情狀況離封城仍有一段距離,但已有越來越多企業未雨綢繆,開始進行在家工作的演練,甚至也已經實施在家工作了,若公司尚未導入線上刷卡系統,在第一次面對大量的員工在家工作的狀況,又要符合勞基法第三十條第五項規範公司須備置完整的出勤紀錄要求下,便開始苦惱如何方便、有效的備置在家工作同仁的出勤記錄呢?

我們先看一下勞勞動部頒布之「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,適用第二類之「電傳勞動工作者」規範內容,提及在家工作者工作時間之分配,應由勞雇雙方另行簽訂契約補充條款約定並依約履行。又此類工作者自主性高,較易自由調配工作時間及休息時間,有關實際出勤情形及確切休息時間,應由勞工自我記載(如工作日誌等),並透過電子設備(如線上登錄系統等)記錄後電傳雇主記載。

另外在勞基法施行細則第二十一條規範以簽到簿、出勤刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具之紀錄,都是合法的出勤紀錄方式。

所以出勤紀錄的方式並沒有一定要哪一種才可以,只要能留下紀錄憑證即可,紙本也可、email通知也可、系統登錄也可,目前收集到一些公司的做法如下給大家參考:

  1. 發紙本出勤紀錄表給同仁每天填寫,定期提供給主管複覈確認。
  2. 每天上下班時間一到就請同仁發email給主管留下紀錄。
  3. 請公司IT同仁寫個小程式,當同仁登入公司內部系統時,可進行線上打卡,上班打一次卡,下班再打一次卡,透過系統紀錄打卡時間。
  4. 公司有假勤系統的,可在系統中新增一張「在家工作」的申請表單,同仁在家工作時,下班後就請同仁自己去申請當天的工作時間,若有欄位可以填寫當天的工作內容會更好,或是可讓同仁上傳工作日誌,也方便主管了解同仁在家工作狀況。

已備有假勤系統的公司,建議可採行第4種,透過此方式公司不用花錢花時間像系統商提出客製需求,就可以在公司現有系統機制中完整記錄同仁的出勤紀錄。若同仁在家工作時數不足,或有加班需求,也可依據公司既有的假勤作業流程進行請假或申請加班即可。

除了出勤紀錄的管理外,也建議公司因應此新型態的在家工作模式有具體化的管理規範,讓同仁有所依循,讓同仁了解申請在家工作的條件、工作時間約定、請假跟加班申請流程、費用請款流程、與客戶或同仁間的溝通工具與方式、視訊會議方式、資訊設備管理以及資訊安全保護等,都應該讓同仁有所知悉,讓同仁在家工作可以更順利,公司能正常營運。

104人資法寶也提供「居家工作管理辦法」給大家參考,歡迎參考轉載,但提醒辦法內容僅供參考,請依據貴公司實務作業調整修改之。

「居家工作管理辦法」

居家工作管理辦法
因新型冠狀病毒COVID-19疫情影響,為減少群聚傳播及大眾運輸之感染風險。公司擬將視情況採取部分或階段性遠端居家工作措施,為讓遠端居家工作之同仁有所依循,擬定居家工作管理辦法,相關規定如下:

壹. 居家工作對象
一、經權責主管同意可執行遠端居家工作之同仁
二、經主管機關認定,已收到【居家隔離通知書】或【居家檢疫通知書】者
三、非以上兩種類型之同仁除個案討論者,其餘仍須依規定到班

貳.遠距居家辦公相關規定
依據勞動部公告之「勞工在事業場所外工作時間指導原則」與公司「出勤管理辦法」擬定以下工作管理規定:

一、工作時間
每日居家工作開始時間為上午08:30~09:30之間,工作結束時間為17:30~18:30之間。自由彈性午休時間一小時,每日總工作時數為八小時整。倘若同仁當日因故未能執行公務,仍須按出勤管理規章規定之事由登入出勤系統辦理請假。

二、工作地點
遠端居家工作為新型冠狀病毒疫情期間防疫之考量,已收到【居家隔離通知書】或【居家檢疫通知書】者,遠端居家工作時間內未經權責主管允許不得隨意離開所申報之居所。

三、出勤記錄
遠端居家工作同仁須每日早上9:00於通訊軟體群組(公司設立的遠端居家工作打卡群,如企業大師或通訊軟體)中打卡報到。當日超過半小時以上未報到者,須於下午六點以前提交予HR手機定位之打卡記錄、網路回報及其他可供查驗之出勤紀錄,未提供有效記錄者則視為當日未出勤工作,須於三日內補登錄系統請假。

四、延長工作時間
同仁若於例假日、國定假日或正常工時以外時間執行業務者,須在考勤系統申請「加班申請表」,並檢附執行工作項目,經權責主管核准後,依各人選擇給予加班費或補休假。

五、行政程序與聯絡事宜
遠端居家工作期間相關之行政作業流程、工作回報表單與障礙排除聯繫作業,請參考e-portal網站,人資與行政管理單位公告之作業細節。

六、工作規則
請同仁於居家工作期間確實執行公司機密資料保護,確保不會遭到洩漏或盜用。若因居家工作職務所需,攜帶回家之公司資產(例如電腦與通訊設備、管理文件資料、憑證、單據與印章等)請妥善保管。

其他未盡事宜依據公司人資管理規章辦理。

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